فهرست مطالب
در فرآیند بازرگانی خارجی اسناد متنوعی وجود دارد. این اسناد از اسناد مهم در حوزه بازرگانی هستند که آشنایی با آن ها نه تنها برای کسانی که در این حوزه مشغول به فعالیت هستند، مفید است، بلکه برای برای کسانی که می خواهند به تازگی وارد این حوزه شوند، مفید می باشد
در حوزه معاملات تجاری، «پیش فاکتور» و «فاکتور» و «استعلام بها» دو سند ضروری هستند که نقش مهمی در فرآیند خرید و فروش کالا یا خدمات دارند. این اسناد برای تشریح جزئیات تراکنش و ارائه سابقه پرداخت به کار می‌روند. با این حال، تفاوت‌های مشخصی بین پیش فاکتور و فاکتور و استعلام بها وجود دارند که شناخت آنها برای کسب و کارها بسیار مهم می‌باشد. به همین دلیل هم قصد داریم تا این تفاوت ها را بررسی کنیم.
در فرایندهای تجاری تا پیش از نهایی شدن یک قرارداد، مذاکره بین خریدار و فروشنده در خصوص مواردی مانند کالا یا خدمات ارائه شده، قیمت و تخفیف صورت می‌گیرد. نتیجه اولیه این مذاکرات ارائه سندی تحت عنوان پروفرما اینویس یا پیش فاکتور است. پس از تهیه این سند و ارسال آن به خریدار، نتیجه نهایی مذاکرات حاصل می‌شود که در سندی با اصطلاح فاکتور یا پروفرما قابل ارائه است.
1. استعلام بها (Quotation)
اولین مرحله در پروسه صادرات کالا، دریافت درخواست از خریداران است. خریداران درخواست خود را به فروشندگان منتخب ارسال می کنند و متوقع دریافت پیشنهاد قیمت با شرایط مناسب و رقابتی هستند. قرار گرفتن در لیست شرکت های مورد استعلام نیازمند به معرفی مناسبی از شرکت و محصولات قابل عرضه می باشد. پس از دریافت درخواست خرید، فروشنده نسبت به صدور کوتیشن اقدام می کند.
1.1.انواع استعلام بها
استعلام به دو گونه کلی “استعلام قیمت” و “استعلام قیمت به همراه شرایط” قابل تفکیک است. استعلام بها بر مبنای قیمت و شرایط، تخصصی‌تر از استعلام بها بر مبنای فقط قیمت است. ذیلاً، توضیح مختصری از این دو گونه به همراه معادل انگلیسی آنها ارائه شده است:
Request For Quotation) RFQ)صرفا به پیشنهاد قیمت اشاره دارد و عموما برای استعلام کالاهای مشخص استفاده می شود. یک RFQ برای تامین‌کنندگان ارسال می‌شود. در این حالت خریدار تمایل دارد فقط کمترین قیمت پیشنهادی را دریافت و انتخاب کند.
Request For Proposal) RFP)به معنای درخواست قیمت و شرایط (پروپوزال) می باشد. در واقع در RFP علاوه بر قیمت شرایط دیگری نیز مد نظر است که عموما برای کالاهای تکمیلی و یا انجام خدمات تخصصی کاربرد دارد. هنگامی که RFP از طرف تامین‌کنندگان ارسال شود، شرایط دیگری علاوه بر قیمت نظیر زمان تحویل و حدود میزان پیش پرداخت نیز مد نظر قرار می‌گیرد.
لازم به ذکر است که استعلام قیمت یا همان RFQ سند قانونی به حساب نمی‌آید، اما استفاده از آن در معاملات ضروری است. بعد از بررسی پیشنهاد قیمت خریدار آن را طی درخواست خرید Purchase Order تایید می کند.
1.2.اهمیت استعلام بها یا کوتیشن در تجارت
با توجه به حساسیت های مالی در قسمت تدارکات هر سازمان نیاز به استعلام قیمت دارد تا بتواند به صورت معمول فرآیندها و قوانین خاصی را برای بهینه سازی خرید کالا و خدمات مورد نیاز برای تعدیل هزینه‌ها و سایر موارد مالی را در شرکت اعمال کند.
به عنوان مثال خریدار حداقل باید از سه تا فروشنده پیشنهاد قیمت دریافت کند، در این صورت مسئول خرید وظیفه دارد به سه تامین‌کننده متفاوت رجوع کرده و سه استعلام با قیمت‌ها و شرایط مورد نظر از فروشندگان و تامین‌کنندگان آنها دریافت کند. در آخر بهترین قیمت و شرایط پیشنهادی برای همکاری انتخاب می‌گردد.
1.3.چه چیزی باید در یک فرم استعلام بها ارسال کنیم؟
این فرم شامل سه مورد اصلی زیر است:
مشخصات خریدارمشخصات دقیق نوع و مقدار کالا یا حجم خدمات مورد نیازتاریخ ارائه پیشنهاد قیمتاما در صورت نیاز هر سازمان می‌توان موارد زیر را به فرم استعلام قیمت اضافه نمود:
شرایط پرداخت وجوهات و هزینه ها توسط خریدارموقعیت مکانی و جغرافیایی و شرایط تحویل کالا یا ارائه خدماتنقشه ها و یا اطلاعات فنی و سایر اطلاعات مربوطه و مشابه آنتضامین مالی که توسط تامین کننده یا فروشنده باید ارائه شود.استانداردهای خریدارشرایط حمل و نقلمعرفی دستگاه بازرسی یا نظارت1.4.کوتیشن از چه اجزایی تشکیل شده است؟
1.5. چه زمانی یک کوتیشن ارسال کنیم؟
کوتیشن معمولا در مراحل اولیه فروش هنگامی که مشتری در ابتدا قیمت های شما را جویا می شود ارسال می گردد. کوتیشن سندی است که هیچ گونه تعهد یا انتظاری پشت آن نیست، هیچ ارزش مالی ندارد و می تواند مورد قبول مشتری باشد یا به راحتی و بدون هیچ عواقبی لغو شود.
2.پیش فاکتور (Proforma Invoice)
پیش فاکتور یکی از اولین و مهم ترین سندها در تجارت بین الملل است و در معاملات بین‌المللی توسط فروشنده صادر می شود. پس از برقراری ارتباط و شروع مذاکرات و مکاتبات، در صوت موفق بودن مذاکرات اولیه، عموما خریدار درخواست صدور پیش فاکتور یا پروفرما اینویس می کند.
پروفرما مشابه کوتیشن است که دارای جزئیاتی مانند خدمات و فروش کالا است. البته در مقایسه با کوتیشن به عنوان یک سند با ارزش و معتبر در عقد قراردادها به حساب می‌آید.
اهمیت بسیاری که پروفرما اینویس در تجارت بین‌الملل دارد، بر هیچ کسب‌وکاری پوشیده نیست. این سند به خریدار اجازه میدهد تا قبل از انجام معامله، قیمت و شرایط را بررسی کند و پلن مالی را برای تهیه محصول یا خدمات در نظر بگیرد. از طرف دیگر، این سند به فروشنده امکان میدهد که بازدهی مالی، موجودی کالا یا محدودیت در ارائه خدمات خود را پیش‌بینی کند و برنامه‌ریزی‌های موردنیاز را انجام دهد.
2.1.پیش فاکتور شامل چه اطلاعاتی است؟
2.2.کاربرد اصلی پروفرما اینویس
نمونه پیش فاکتور (performa invoice)
3.فاکتور (Invoice)
فاکتور یکی از مهم‌ترین مدارک در معاملات گمرکی به شمار می رود و در اختیار داشتن آن ضروری است. این فاکتور در دنیای تجارت امروز، جزء اسناد حیاتی معاملات تجاری محسوب می‌شود که افراد باید پیش از معامله آن را تهیه کنند.
در واقع، فاکتور نمایانگر اعتبار و ارزش کالای فروخته شده و تعداد خریداری شده کالا می باشد. این مدرک حاوی اطلاعات دقیقی از معامله است که به خریدار امکان میدهد تا جزئیات معامله را به دقت بررسی کند.
3.1.فاکتور شامل چه اطلاعاتی است؟
3.2.هدف invoice چیست؟
فاکتور تجاری اینویس برای استفاده در معاملات گمرکی چند هدف را دنبال میکند که شامل موارد زیر هستند:
خریدار و فروشنده با در دست داشتن فاکتور اینویس، می‌توانند پیش از معامله تمام اطلاعات نسبت به محصولات و کالاها را ترسیم نمایند.اگر کالای خریداری شده دارای بیمه باشد و خریدار ادعای بیمه نماید فاکتور اینویس به عنوان پشتیبان از همین ادعا حمایت میکند.سومین هدف اینویس ترخیص محصولات از گمرک می‌باشد. با در دست داشتن فاکتور اینویس، می‌توانید کالاها را در کشور خریدار، به راحتی ترخیص نمایید.خریدار با استفاده از اینویس وجوه پرداختی به فروشنده را انجام میدهد.دولت نیز جهت ارزیابی کالاها در گمرک و تعیین مبلغ عوارض محصولات از فاکتور اینویس استفاده میکند.3.3.انواع invoice
اینویس به طور کلی برای تمامی معاملات به یک شکل آماده و به امضای فروشنده و خریدار می‌رسد، اما گاهی فروشنده و یا خریدار در همین خصوص درخواست‌هایی دارند، تا فاکتور خرید آنها با توجه به قابلیت‌های محصولاتشان به شکل منحصر صادر گردد.
در این‌باره 3 نوع اینویس وجود دارد که در تمامی حیطه های معاملات و حمل و نقل مورد استفاده قرار می گیرد. 3 نوع اینویس عبارتند از:
سیاهه گواهی شده «Certified Invoice»سیاهه گواهی شده یا Certified Invoice، نوعی از فاکتور تجاری است که توسط یک مرجع یا اتاق بازرگانی تأیید شده است. این اینویس دارای اطلاعات دقیق و معتبر در مورد معامله، قیمت‌ها، کالاها و شرایط معامله است. این سیاهه معمولاً در معاملات بین‌المللی استفاده می‌شود.
سیاهه تائید شده «Legalized Invoice»سیاهه تأیید شده یا Legalized Invoice، اینویسی است که توسط مقامات دولتی یا مراجع مختص تأیید می‌شود. این تأییدات برای اطمینان از صحت و قانونی بودن معامله و اطلاعات آن به کار می رود. این نوع اینویس برای معاملاتی که نیاز به تأییدات قانونی دارند، ضروری است.
سیاهه کنسولی «Consular Invoice»سیاهه کنسولی یا Consular Invoice، یک نوع از فاکتور تجاری است که توسط مقامات کنسولی کشور مبدأ یا مقصد صادر می‌شود. این نوع اینویس معمولاً برای کالاهایی استفاده می‌شود به یک کشور خاص ارسال می شوند و نیاز به تأیید مقامات آن کشور دارند.
انتخاب نوع مناسب از این اینویس‌ها وابسته به نوع معامله، مقصد یا مبدأ کالا، و مقررات مربوط به آن است. هرکدام از این اینویس‌ها برای معاملات و حمل و نقل با ویژگی‌ها و اهداف خاص خود مورد استفاده قرار می گیرند.
تفاوت پروفرما اینویس و اینویس
با توجه به توضیحات فوق، می‌توان گفت که تفاوت اصلی بین این دو سند در زمان صدور آنها است. پروفرما قبل از انجام معامله صادر می‌شود و حکم قرارداد اولیه را دارد، درحالی‌که اینویس پس از صدور پروفرما و در زمان انجام معامله و تحویل کالا یا خدمات، صادر می‌شود.
به‌طورکلی، پروفرما و اینویس هر دو برای تسهیل فرآیند تجارت بین‌المللی بسیار مهم‌اند. پروفرما به خریدار اطلاعات لازم را در قبال کالا یا خدمات موردنیاز خود میدهد و اینویس نهایی نیز به فروشنده اطمینان میدهد که تمامی جزئیات معامله به‌درستی و بدون هیچ تردیدی درج‌شده است.
درنهایت، برای تسهیل و موفقیت در تجارت بین‌المللی، شرکت‌ها و سازمان‌ها باید توجه داشته باشند که هر دو این سندها را به‌درستی و با جزئیات دقیق صادر کنند. این اطلاعات دقیق و مشخصات کامل معامله می‌تواند به جلب اعتماد خریداران و فروشندگان کمک کند و تضمین‌کننده یک تجارت موفق باشد.
تفاوت پروفرما اینویس و کوتیشن
باید توجه داشت که بین کوتیشن و پیش فاکتور (Proforma Invoice) تفاوت هایی وجود دارد. مهم ترین تفاوت در این است که کوتیشن برای سفارش گذاری توسط خریدار معتبر نیست در حالی که پروفرما اینویس یک مدرک حقوقی و قانونی جهت سفارش گذاری است
پیش فاکتور (Proforma Invoice) هم مانند کوتیشن شامل جزئیاتی از فروش کالا و خدمات است. پروفرما نسبت به کوتیشن برای عقد قرارداد معتبرتر است. پروفرما می تواند شامل اطلاعاتی مانند وزن خالص و ناخالص کالا، نوع بسته بندی و شماره تعرفه کالا باشد. شرایط تحویل کالا را می توان در این سند ذکر کرد. این شرایط می تواند شامل دریافت مجوزهای صادراتی خاص و ... باشد.
فاکتور (Invoice) از اصلی ترین مدارک در فرایند فروش می باشد و پرداخت هزینه ها بر اساس آن انجام می شود. اینویس کاملا رسمی است و قابلیت ثبت در دفاتر حسابداری شرکت ها را دارد. تمام اطلاعات پروفرما در اینویس آورده می شود.
مطالب ارزشمندی در جهت صادات و مکاتبات تجاری بین المللی بود
ولی اصل کار lc هست که تو کشور ما کارآمدی ندارد واین موضوع کار تجارت را به تعویق می‌اندازد واین مشکل بزرگیست البته راهای دیگری هست برای تضمین امور مالی